Success Story: Wie BrühHaus Erfahrungswissen für die nächste Generation verfügbar macht

Viele mittelständische Unternehmen stehen vor demselben Problem: Erfahrene Mitarbeitende tragen über Jahre hinweg enormes Fachwissen auf. Sie kennen typische Fehlerbilder, Reparaturwege, Sonderfälle, interne Abläufe und kleine Kniffe, die in keinem Handbuch vollständig stehen.

Solange diese Menschen im Unternehmen sind, funktioniert vieles über Zuruf. Ein neuer Mitarbeiter fragt einen erfahrenen Kollegen. Ein Monteur erinnert sich an einen ähnlichen Fall. Eine Lösung wird in einem alten Dokument, einer E-Mail oder einem Chatverlauf wiedergefunden.

Doch dieses Modell wird zunehmend fragil. Der Fachkräftemangel verschärft die Situation. Gleichzeitig gehen erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand oder reduzieren ihre Arbeitszeit. Damit droht genau das Wissen verloren zu gehen, das im Alltag den Unterschied macht.

BrühHaus hat dieses Problem früh erkannt und sich entschieden, Erfahrungswissen nicht dem Zufall zu überlassen.

In enger Zusammenarbeit entwickelte Hoch-AI für BrühHaus den BrühAssistenten: einen KI-Wissensassistenten, der direkt in Microsoft Teams verfügbar ist.

Das Ziel war nicht, Mitarbeitende durch KI zu ersetzen. Im Gegenteil: Die Lösung soll das Wissen erfahrener Mitarbeitender bewahren, strukturieren und für andere nutzbar machen.

Erfahrene Kolleginnen und Kollegen können Wissen in einer zentralen Wissensbasis ablegen. Neue Mitarbeitende können dieses Wissen später einfach abrufen, ohne lange suchen oder andere unterbrechen zu müssen.

Der BrühAssistent beantwortet Fragen auf Deutsch und greift dabei auf geprüfte Unternehmensdokumente aus SharePoint zurück. Teams ist der zentrale Zugangspunkt. SharePoint bleibt die Quelle der Wahrheit.

Im Projekt wurden zwei zentrale Wissensbereiche aufgebaut.

Der erste Bereich enthält technisches Wissen: Reparaturanleitungen, Fehlercode-Listen, Schaltpläne, Explosionszeichnungen und modellbezogene Informationen. Dieses Wissen ist besonders wertvoll für Service- und Reparaturprozesse.

Der zweite Bereich enthält betriebliches Wissen – zum Beispiel interne Abläufe und Prozessinformationen.

Neue oder geänderte Dokumente werden über SharePoint gepflegt und automatisch indexiert. Dadurch muss Wissen nicht in ein neues Inselsystem kopiert werden. Mitarbeitende arbeiten weiterhin in der Microsoft-365-Umgebung, die bereits im Unternehmen vorhanden ist. Das senkt die Einstiegshürde und macht die Lösung alltagstauglich.

Der entscheidende Punkt bei Wissensmanagement ist nicht nur die Ablage. Entscheidend ist, ob Menschen das Wissen im richtigen Moment finden.

Deshalb wurde der BrühAssistent in Microsoft Teams integriert. Mitarbeitende können dort Fragen stellen, wo ohnehin kommuniziert wird.

Typische Fragen lauten zum Beispiel: Was bedeutet ein bestimmter Fehlercode bei einem konkreten Modell? Wie läuft der Reparaturprozess mit Leihgerät ab? Gibt es eine Anleitung zu einem bestimmten Hersteller? Welche Schritte sind bei einem bekannten Problem üblich?

Der Assistent durchsucht die angebundene Wissensbasis und liefert eine Antwort auf Basis der vorhandenen Dokumente. So wird Wissen nicht nur gespeichert, sondern im Arbeitsfluss verfügbar.

Ein wichtiger Teil des Projekts ist nicht nur der Abruf von Wissen, sondern auch die einfache Pflege der Wissensbasis.

Erfahrene Mitarbeitende können neues Wissen direkt in Microsoft Teams erfassen. Dafür stellt der BrühAssistent eine Formular-Card bereit. Dort können Experten zum Beispiel Hersteller, Modell, Fehlerbeschreibung und Lösung strukturiert eintragen.

Das ist bewusst niedrigschwellig gehalten. Niemand muss ein separates Portal kennen oder Dokumente manuell formatieren. Das Wissen entsteht dort, wo die Arbeit ohnehin stattfindet: in Teams.

Nach dem Absenden wird der Eintrag strukturiert abgelegt, der passenden Wissensbasis hinzugefügt und automatisch indexiert. Dadurch steht die neue Information anschließend für spätere Fragen über den BrühAssistenten zur Verfügung.

So wird aus Erfahrungswissen ein wiederverwendbarer Baustein – nicht irgendwann in einem großen Dokumentationsprojekt, sondern direkt im Arbeitsalltag.

Fachkräftemangel ist nicht nur ein Recruiting-Problem. Er ist auch ein Wissensproblem.

Wenn neue Mitarbeitende länger brauchen, um produktiv zu werden, steigt die Belastung für erfahrene Kolleginnen und Kollegen. Wenn wichtige Informationen nur in einzelnen Köpfen liegen, entstehen Abhängigkeiten. Wenn Fachwissen beim Renteneintritt verschwindet, muss es mühsam neu aufgebaut werden.

Der BrühAssistent setzt genau dort an. Er macht Erfahrungswissen dokumentierbar, auffindbar und wiederverwendbar. Dadurch entsteht ein Wissensspeicher, der mit dem Unternehmen wächst und nicht an einzelne Personen gebunden ist.

Für neue Mitarbeitende bedeutet das: schnellerer Zugang zu relevantem Wissen. Für erfahrene Mitarbeitende bedeutet das: weniger wiederkehrende Rückfragen. Für das Unternehmen bedeutet das: mehr Stabilität in kritischen Prozessen.

Das Projekt wurde auf dem Microsoft-Stack umgesetzt: Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Azure OpenAI und eine Retrieval-Augmented-Generation-Architektur.

Die Dokumente bleiben in der Microsoft-Umgebung des Kunden. Die Wissensbasis wird aus SharePoint gespeist. Der Teams-Agent stellt die Schnittstelle für die Mitarbeitenden bereit.

Wichtig war dabei nicht ein KI-Demo-Effekt, sondern ein produktives System, das im Alltag funktioniert. Der BrühAssistent ist inzwischen live und produktiv in Betrieb.

BrühHaus verfügt nun über einen KI-gestützten Wissensassistenten, der technisches und betriebliches Wissen zentral zugänglich macht.

Das Projekt zeigt, wie KI im Mittelstand konkret Mehrwert schafft: nicht als abstraktes Zukunftsthema, sondern als Werkzeug gegen ein sehr reales Problem.

Erfahrene Mitarbeitende können ihr Wissen weitergeben. Nachfolgende Generationen können darauf zugreifen. Und das Unternehmen baut Schritt für Schritt eine Wissensbasis auf, die langfristig Bestand hat.

Genau darin liegt der eigentliche Erfolg des Projekts: KI wird nicht als Selbstzweck eingesetzt, sondern als Infrastruktur für Wissen, Kontinuität und bessere Einarbeitung.