Essenz: Outlook-Assistent für Fokus im Arbeitsalltag
Kunde: KWT Anlagenbau GmbH
Ein KI-Assistent priorisiert E-Mails, erstellt Morning Briefings und spart der Führungsebene täglich 45–60 Minuten.
45–60 Min
Zeitgewinn täglich
< 30 Tage
bis zur Produktivnutzung
DSGVO-konform
umgesetzt
Ausgangsproblem
Die tägliche E-Mail-Flut blockiert Fokuszeit für Entscheidungen und Kundenarbeit. Führungskräfte verbringen bis zu zwei Stunden täglich damit, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen – mit hohem kognitivem Aufwand und klarem Verlust an Entscheidungsqualität.
Lösung
Der Essenz-Assistent analysiert den Posteingang, clustert E-Mails nach Priorität und Thema und liefert täglich morgens ein kompaktes Briefing mit konkreten Handlungsempfehlungen – direkt in Outlook, ohne neue Logins.
Ergebnisse
- 45–60 Minuten Zeitgewinn pro Tag für Führungskräfte
- Schnellere Priorisierung kritischer Themen und Entscheidungen
- Weniger Kontextwechsel und kognitive Last im Tagesverlauf
- Vollständige Integration in den bestehenden Outlook-Workflow
Kundenstimme
Der Essenz – Outlook-Assistent nimmt nervige, wiederkehrende Aufgaben ab, wie das Sortieren der Mails und das Planen von Meetings. Er hilft mir, mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben.
Technik
Laufende Kosten
Auch im laufenden Betrieb bleibt der Essenz-Assistent bewusst schlank. Die Lösung nutzt eine kleine Azure-Infrastruktur, die im Kundentenant betrieben werden kann. Dadurch entstehen keine unnötigen Plattform- oder Servicegebühren.
| Kostenpunkt | Richtwert pro Monat |
|---|---|
| Azure-Infrastruktur | ca. 30 € |
| KI-Nutzung / Tokens | ca. 2 € |
Damit bleiben die laufenden Kosten gut planbar und auch für kleinere Teams überschaubar. Ein verpflichtender Betreuungsvertrag ist nicht nötig. Der Assistent ist so aufgebaut, dass er nach der Einrichtung im bestehenden Microsoft-365-Umfeld läuft.
Wie jede Software braucht er gelegentlich Pflege, etwa wenn Microsoft Schnittstellen oder Modelle ändert. Wartung, Anpassungen und Erweiterungen können Sie bei Bedarf separat beauftragen oder von Ihrer eigenen IT übernehmen lassen.
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