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    Wissensmanagement

    Teams-Wissensbot für Service und Außendienst

    Ein RAG-basierter Teams-Bot beantwortet Fragen aus SharePoint-Dokumenten direkt im Arbeitsfluss – mit Quellenangabe, ohne neue Logins.

    50%

    Förderung möglich

    < 60 Sek

    Antwortzeit im Feld

    0

    neue Logins nötig

    Problem

    Wissensinseln und Rückfragen verzögern Einsätze im Feld. Servicetechniker und Außendienstmitarbeitende müssen bei jedem unbekannten Problem Kollegen anrufen oder Dokumentenordner durchsuchen – Zeitverlust, der direkt die Kundenzufriedenheit trifft.

    Lösung

    Wissensdokumente aus SharePoint werden in einer RAG-Pipeline strukturiert aufbereitet und über einen Teams-Bot zugänglich gemacht. Mitarbeitende stellen Fragen direkt im Teams-Chat und erhalten sekundenschnell präzise Antworten mit Quellenangabe – ohne die vertraute Arbeitsumgebung zu verlassen.

    Tech-Stack

    Microsoft TeamsSharePointAzure OpenAIMicrosoft Entra ID

    Ergebnisse

    • Schnellere Antworten in Servicefällen ohne Rückfragen an zentrale Teams
    • Weniger Eskalationen und Wartezeiten im Außendienst
    • Nahtlose Integration in Microsoft Teams ohne neue App-Installation
    • Förderfähigkeit von bis zu 50% je nach Programm und Region

    Laufende Kosten

    Der Teams-Wissensbot wird im Kundentenant betrieben. Dadurch liegen Infrastruktur, Daten und KI-Nutzung vollständig in der bestehenden Microsoft- und Azure-Umgebung des Unternehmens.

    Die direkten technischen Betriebskosten bleiben dabei überschaubar. Für die Azure-Infrastruktur entstehen typischerweise etwa 30 € pro Monat. Die nutzungsabhängigen Kosten für KI-Anfragen lagen im Pilotbetrieb bei ungefähr 10 € pro Monat bei 10 Nutzern.

    Zusätzliche Hosting- oder Plattformgebühren durch Hoch-AI fallen nicht an. Der laufende Betrieb kann bei Bedarf durch ein separates Betreuungspaket ergänzt werden. Dieses umfasst zum Beispiel technische Unterstützung, Qualitätssicherung, kleinere Anpassungen, Monitoring der Lösung und regelmäßige Abstimmungen.

    Weiterentwicklungen nach dem Pilotprojekt werden separat betrachtet. Neue Funktionen, zusätzliche Datenquellen, weitere Nutzergruppen oder Integrationen in bestehende Systeme werden gemeinsam gescoped und anschließend umgesetzt. So bleiben die technischen Betriebskosten transparent, während größere Ausbaustufen bewusst entschieden und budgetiert werden können.

    Wie läuft ein solches Projekt bei uns ab – vom Erstgespräch bis zum go-live?

    Zum Ablauf
    Wissensbot für mein Team planenExposé herunterladen (PDF)